Política de Tratamiento de Datos Personales de SUTECH S.A.S.

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013) y de las demás normas que los modifiquen o complementen, SUTECH S.A.S. adopta esta política para informar cómo recoge, usa, conserva, comparte y protege los datos personales, y cómo pueden los titulares ejercer sus derechos. Reemplaza la política publicada en febrero de 2024.

1. Responsable del tratamiento

   Razón social

   SUTECH S.A.S.

   NIT

   900.494.526-6

   Domicilio

   Medellín, Antioquia, Colombia

   Dirección

   Carrera 76A #48C - 54, Medellín

   Correo electrónico

   yberrio@sutech.com.co

   Teléfono

   +57 315 702 6520

   Sitio web

   www.sutech.com.co

2. Definiciones

   • Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
   • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
   • Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, los datos de salud, de la vida sexual y los datos biométricos.
   • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
   • Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
   • Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
   • Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
   • Transmisión: la comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
   • Transferencia: el envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

3. En qué calidad tratamos los datos

   • Como responsables: los datos de nuestros clientes, de las personas que nos contactan por el sitio web, por WhatsApp, por correo o por teléfono, de los usuarios del servicio de GPS para vehículos particulares, de nuestros proveedores y de quienes aspiran a trabajar con nosotros.
   • Como encargados: los datos que las empresas clientes registran en nuestras plataformas para su operación —sus conductores, usuarios, vehículos, viajes, inspecciones y novedades— y las imágenes de los sistemas de circuito cerrado de televisión que operamos para ellas. En esos casos la empresa cliente es la responsable: decide qué datos se registran y con qué fin, y es ante ella que el titular ejerce sus derechos en primer lugar. SUTECH S.A.S. trata esos datos solo para prestarle el servicio, según sus instrucciones y lo pactado en el contrato, y la asiste para atender las solicitudes de los titulares.
   • Si una solicitud sobre datos que tratamos como encargados llega directamente a SUTECH S.A.S., la trasladamos a la empresa responsable e informamos al titular.

4. Qué datos tratamos

   • De identificación y contacto: nombres y apellidos, número y tipo de documento de identidad, teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad.
   • De los conductores: licencia de conducción, sus categorías y vigencia, y si registran multas de tránsito, cuando la empresa cliente los registra o los verifica en los registros públicos oficiales de tránsito a través de nuestras plataformas.
   • De los vehículos: placa, características, documentos (como el SOAT y la revisión técnico-mecánica) y su vigencia, kilometraje y estado.
   • De ubicación de los vehículos: posición, velocidad, recorridos y eventos que reportan los equipos GPS instalados en ellos. Esta información es del vehículo, pero puede asociarse a la persona que lo conduce o a su propietario.
   • De la operación: viajes, estados, inspecciones preoperacionales con sus respuestas y observaciones, novedades reportadas, autorizaciones y las fotografías que los usuarios adjuntan como evidencia.
   • De acceso a las plataformas: usuario, rol y permisos, registros de acceso y actividad, y el identificador que el sistema operativo del teléfono asigna para enviar notificaciones. Las contraseñas no se guardan en texto legible.
   • Imágenes de circuito cerrado de televisión, en los sistemas que instalamos u operamos para nuestros clientes.
   • Comerciales y de facturación de nuestros clientes y proveedores.

5. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes

   • No solicitamos datos sensibles para prestar nuestros servicios. Si alguna vez fuera necesario, informaremos cuáles lo son y para qué se usarán, responder será facultativo y ninguna actividad quedará condicionada a que el titular los entregue, y pediremos su autorización explícita.
   • Las imágenes de videovigilancia se tratan solo con fines de seguridad, con avisos visibles en las zonas vigiladas, y el acceso a ellas está restringido.
   • Nuestros servicios no están dirigidos a menores de edad. Si llegáramos a tratar datos de niñas, niños o adolescentes, lo haremos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal.

6. Para qué usamos los datos

   • Prestar los servicios contratados: instalar y monitorear equipos GPS, mostrar la ubicación y los recorridos de los vehículos, generar alertas y reportes, y operar las plataformas de gestión de flotas, inspecciones y viajes.
   • Verificar la vigencia de documentos y licencias, y la existencia de multas de tránsito, cuando la empresa cliente lo solicita, como parte del control de su operación y del cumplimiento de sus obligaciones de seguridad vial.
   • Crear y administrar las cuentas de usuario, autenticar el ingreso, recuperar contraseñas y enviar notificaciones sobre la operación (viajes, inspecciones, novedades, autorizaciones y excesos de velocidad) por la aplicación, correo electrónico o WhatsApp.
   • Atender solicitudes, soporte técnico, peticiones, quejas y reclamos.
   • Responder solicitudes de información y cotizaciones, y enviar información comercial sobre nuestros servicios a quien lo haya autorizado.
   • Facturar, cobrar y cumplir las obligaciones contables, tributarias y contractuales.
   • Garantizar la seguridad de la información y de las plataformas, investigar incidentes y prevenir usos indebidos.
   • Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus funciones.
   • Los datos no se venden ni se usan para publicidad de terceros.

7. Autorización

   • Tratamos datos personales con la autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó —por ejemplo, escribirnos para pedir una cotización—. Conservamos prueba de ella.
   • Cuando los datos son registrados por una empresa cliente en nuestras plataformas, obtener la autorización de sus trabajadores y conductores corresponde a esa empresa, como responsable.
   • No se requiere autorización, según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando la información sea solicitada por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, se trate de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o se trate de datos del registro civil de las personas.

8. Derechos de los titulares

   De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

   • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
   • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria.
   • Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
   • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante SUTECH S.A.S.
   • Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y la supresión no proceden mientras exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
   • Acceder en forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política que motiven nuevas consultas.
   • Pueden ejercer estos derechos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación o el apoderamiento; y otras personas por estipulación a favor de otro o para otro.

9. Cómo presentar consultas y reclamos

   El área administrativa de SUTECH S.A.S. atiende las consultas y reclamos sobre datos personales. Pueden presentarse al correo yberrio@sutech.com.co, al teléfono +57 315 702 6520 o por escrito en nuestra dirección, indicando el nombre y el documento del titular, lo que se solicita y un medio de respuesta.

   • Consultas: se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuera posible, informaremos antes del vencimiento los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
   • Reclamos: quien considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo con la identificación del titular, la descripción de los hechos que lo originan, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.
   • Si el reclamo está incompleto, pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que se presente la información, se entenderá que se desistió del reclamo.
   • Si SUTECH S.A.S. no es competente para resolverlo, lo trasladaremos a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informaremos al interesado.
   • Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir un reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, que se mantendrá hasta que se decida.
   • Los reclamos se resuelven en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, informaremos antes del vencimiento los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
   • Requisito de procedibilidad: el titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SUTECH S.A.S. o ante el encargado del tratamiento.

10. Con quién compartimos los datos

    • Con la empresa cliente para la que trabaja el titular, en los datos de su operación.
    • Con proveedores que actúan como encargados y nos prestan servicios necesarios para operar: alojamiento de servidores y bases de datos, almacenamiento de archivos, envío de correos, mensajes de WhatsApp y notificaciones, y consulta de registros públicos oficiales. Lo hacemos bajo contratos que los obligan a tratar los datos solo según nuestras instrucciones, a mantener su confidencialidad y a aplicar medidas de seguridad, y no pueden usarlos para fines propios.
    • Con autoridades administrativas o judiciales que los soliciten en ejercicio de sus funciones.
    • No compartimos datos personales con terceros para fines comerciales o publicitarios.

11. Transferencia y transmisión internacional

    • Algunos de los proveedores de alojamiento, almacenamiento y mensajería tienen sus servidores fuera de Colombia, por lo que los datos pueden almacenarse y tratarse en otros países.
    • Esas operaciones se hacen como transmisiones a encargados, bajo contrato de transmisión en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, o como transferencias a países que ofrecen un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, o en los demás casos que permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

12. Seguridad de la información

    • Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas: conexiones cifradas, acceso por usuario con roles y permisos, contraseñas almacenadas de forma que no pueden leerse, e información de cada empresa cliente separada de la de las demás.
    • Si se presenta un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que establezca la normativa vigente y, cuando corresponda, a la empresa responsable y a los titulares afectados.

13. Aplicación móvil Optigex

    Optigex es la aplicación de SUTECH S.A.S. para la gestión de flotas: los conductores consultan sus viajes y realizan la inspección preoperacional de los vehículos, y los administradores de cada empresa hacen seguimiento a la operación.

    • Las cuentas no se crean desde la aplicación: las crea el administrador de la empresa cliente, que entrega el acceso a sus conductores y colaboradores. La empresa cliente es la responsable de esos datos y SUTECH S.A.S. los trata como encargada.
    • Trata los datos de la cuenta (nombre, documento de identidad —que es el usuario para ingresar—, correo y teléfono), los datos de la operación (viajes, inspecciones con su kilometraje y observaciones, y novedades), las fotografías que el usuario toma con la cámara o elige de su galería para adjuntarlas a un viaje o a una novedad, y el identificador de notificaciones del teléfono. La aplicación no accede a otras fotos.
    • La aplicación no accede a la ubicación del teléfono. La posición de los vehículos que muestra proviene de los equipos GPS instalados en ellos.
    • Para trabajar sin señal, guarda en el teléfono la inspección en curso, las inspecciones terminadas que esperan conexión y la información necesaria para verificar los vehículos. Lo guardado queda asociado al usuario que lo generó: si varias personas usan el mismo teléfono, ninguna ve ni envía lo de otra. Al cerrar sesión se borra la información de los vehículos y el teléfono deja de recibir las notificaciones de ese usuario; las inspecciones pendientes se conservan hasta que su autor vuelva a ingresar, y se eliminan del teléfono una vez llegan al servidor. La sesión se guarda en el almacenamiento seguro del sistema operativo.
    • Para eliminar la cuenta y los datos personales asociados, el usuario puede pedírselo al administrador de su empresa o escribir a yberrio@sutech.com.co indicando su número de documento; la solicitud se atiende con el procedimiento de reclamos de esta política. Algunos registros de la operación —por ejemplo, las inspecciones de un vehículo— pueden conservarse mientras lo exija la normativa aplicable o el contrato con la empresa cliente.

14. Comunicaciones comerciales

    • Solo enviamos información comercial a quien lo haya autorizado y por los canales que haya autorizado.
    • De acuerdo con la Ley 2300 de 2023, los contactos comerciales se hacen de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y sin contactar a la misma persona por varios canales en una misma semana ni más de una vez en el mismo día.
    • Quien no quiera recibir más comunicaciones comerciales puede pedirlo en cualquier momento por los canales de esta política, sin que eso afecte la prestación de los servicios contratados.

15. Sitio web

    • Este sitio no usa cookies de seguimiento ni herramientas de analítica o publicidad de terceros. Los botones de contacto abren una conversación de WhatsApp o un correo: los datos que la persona comparta allí se tratan según esta política.

16. Conservación de los datos

    • Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas, mientras dure la relación con el titular o con la empresa cliente, y durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias, de transporte y demás aplicables. Cumplido ese tiempo, se suprimen o se anonimizan.
    • Los datos que tratamos como encargados se conservan según las instrucciones de la empresa responsable y lo pactado con ella; al terminar el contrato se le devuelven o se suprimen, salvo que la ley exija conservarlos.

17. Cambios a esta política

    • Cualquier cambio sustancial en esta política se comunicará a los titulares de manera oportuna y eficiente —por este sitio y, cuando tengamos cómo, por correo electrónico o por nuestras plataformas— antes de ponerlo en práctica.
    • Si el cambio se refiere a las finalidades del tratamiento, pediremos una nueva autorización.

18. Vigencia

    • Esta política rige desde el 28 de septiembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades para las que se recogieron los datos.